WAAROM EEN PERSOONLIJK TERUGKOPPELGESPREK?

Van “nee-tenzij” naar “ja-tenzij”

Zoals vastgelegd in de beroepscode van het NIP heeft een deelnemer bij een assessment recht op een nagesprek, ofwel een toelichting op de rapportage. Bij een goed assessment is er voortdurend communicatie, omdat het assessmentbureau een informatieplicht heeft en open zal zijn over het verloop van de procedure. Is dit alles goed verlopen en kan een deelnemer zich ook vinden in het voorlopig rapport dat hij/zij schriftelijk of per e-mail hebt kunnen inzien, dan kan hij/zij desnoods afzien van een nagesprek[1].

Ondanks dat een deelnemer zelf kan bepalen wat hij/zij wil in deze fase, is een persoonlijk nagesprek bij ons standaard onderdeel van de procedure (hetgeen op een andere dag is dan de dag van het assessment op locatie). Wij gaan er namelijk van uit dat de deelnemer ook werkelijk iets wil leren van het assessment en dan is het volgens ons verstandig om de uitkomsten en conclusies uitgebreid na te bespreken met de betrokken psycholoog.

Op dit vlak wijken wij af van vele andere assessmentbureaus. En omdat deze werkwijze onder andere ook tot gevolg heeft dat een deelnemer nog een keer tijd vrij in zijn/haar agenda moet maken, verdient onze werkwijze een nadere toelichting.

5 redenen

1. Goede nazorg

In de praktijk probeert men het terugkoppelgesprek (inclusief rapportage) nog wel eens telefonisch af te doen, of men stuurt het rapport naar een deelnemer op en doet de rest vervolgens telefonisch af. Dat vinden wij een gebrek aan nazorg, een goed assessmentbureau onwaardig. Ook een korte terugkoppeling ten aanzien van het geschiktheidsadvies op de dag het assessment zelf doet naar onze mening weinig recht aan de inspanning die de deelnemer heeft geleverd.

2. Belang van aandacht

Wij zetten sterk in op een vriendelijke, zorgzame begeleiding gedurende het assessment, de persoonlijke gesprekken en het nemen van tijd voor de deelnemer (ook voor én na het assessment). Dit hoort wat ons betreft altijd al bij de assessmentbeleving, maar de aandacht is de laatste jaren vooral gericht op digitalisering, waardoor het persoonlijke contact bij vele assessmentbureaus onder druk is komen te staan. Wij geloven in persoonlijke aandacht; automatiseer waar het kan, menselijk contact waar het moet (zoals bij het nagesprek).

3. Kandidaat ervaring

Een goede nazorg en persoonlijk contact dragen bij aan een goede zogenoemde candidate experience. Candidate experience is niet zomaar een populair buzzword in de HR-wereld. De candidate experience omvat alle interacties die de deelnemer met een (toekomstig) werkgever heeft gedurende het sollicitatieproces. Hoe beter de experience des te beter is dit voor het imago (employer brand) van de (toekomstig) werkgever.

4. Acceptatie van het advies

Vooral bij een negatief advies is het van belang om uitgebreid in te gaan op het hoe en waarom van de resultaten. Zie het als een gratis loopbaanadvies. Niets is zo frustrerend voor een deelnemer als afgewezen worden zonder de precieze redenen te weten (“Je profiel sluit in onvoldoende mate aan bij de functie”). Juist het waarom van deze beslissing, en zijn/haar prestaties op de verschillende onderdelen kunnen van belang zijn voor acceptatie van het advies.

Ook zorgt dit ervoor dat de (toekomstig) werkgever of HR zich niet in allerlei bochten hoeft te wringen om het (geschiktheids)advies van het assessmentbureau te willen verantwoorden als de deelnemer in een vervolggesprek nog allerlei (kritische) vragen heeft omdat hij/zij zich niet (volledig) kan vinden het advies of de motivering hiervan.

5. Focus op ontwikkeling

Om bij te dragen aan de deelnemer zijn/haar ontwikkeling, vinden wij het belangrijk om altijd zinnige uitleg en adviezen te geven (in plaats van een droog slecht of goed nieuwsgesprek in de trend van: ik adviseer positief/negatief). Het persoonlijk terugkoppelgesprek is voor de deelnemer eigenlijk het meest belangrijke moment van het assessment, omdat hij/zij hier met een professional de uitkomsten en consequenties van het assessment voor zijn/haar verdere leven en werk kan bespreken: hij/zij kan hier iets leren.

Niet alleen draagt een persoonlijk nagesprek bij aan de acceptatie van het geschiktheidsadvies (indien van toepassing), maar ook aan de acceptatie van de feedback en ontwikkeladviezen die in de rapportage worden gegeven. Eén van de grootste problemen van performance management is namelijk dat het gebaseerd is op de aanname dat als mensen feedback krijgen op hun tekortkomingen, zij gemotiveerd zullen zijn om zich te verbeteren. Maar feedback is alleen effectief als deze door de feedbackontvanger wordt geaccepteerd en dit is lang niet altijd het geval[2].

[1] De nieuwe assessmentgids. Wim Bloemers.

[2] Murphy, K. R. (2019). Performance evaluation will not die, but it should. Human Resource Management Journal, online first: https://doi.org/10.1111/1748-8583.12259.