Reorganisatie-assessment: zorgvuldig en transparant selecteren
Een reorganisatie-assessment vindt plaats in een bijzondere context. Functies verdwijnen of veranderen, nieuwe functies ontstaan en medewerkers kunnen opnieuw moeten solliciteren naar een positie binnen de organisatie. Beslissingen hebben daardoor niet alleen gevolgen voor de organisatie, maar kunnen voor deelnemers persoonlijk ingrijpend zijn.
Juist in deze context stelt SLIM Assessments hoge eisen aan de inrichting van een assessmentprocedure. Niet alleen de kwaliteit van het assessment zelf is belangrijk. Ook moet vooraf duidelijk zijn waarop kandidaten worden beoordeeld, hoe informatie wordt verzameld, hoe scores tot stand komen en hoe uiteindelijk tot een passendheidsadvies wordt gekomen.
Een reorganisatie-assessment moet daarom zorgvuldig, gestandaardiseerd en transparant zijn ingericht. Kandidaten moeten zoveel mogelijk vanuit een gelijkwaardige uitgangspositie worden beoordeeld en achteraf moet kunnen worden uitgelegd hoe een beslissing tot stand is gekomen.
Wat is een reorganisatie-assessment?
Een reorganisatie-assessment is een selectieassessment dat specifiek wordt ingezet wanneer medewerkers in het kader van een reorganisatie worden beoordeeld voor bestaande, gewijzigde of nieuw gevormde functies. Vaak worden binnen zo’n traject meerdere interne kandidaten beoordeeld, bijvoorbeeld wanneer functies opnieuw worden verdeeld of meerdere medewerkers voor een beperkt aantal posities in aanmerking komen.
Afhankelijk van de functie en vraagstelling kan het assessment bestaan uit cognitieve capaciteitentests, persoonlijkheids- en carrièrewaardenvragenlijsten, een criteriumgericht interview, een presentatieopdracht en één of meerdere praktijksimulaties.
Welke instrumenten worden ingezet, bepalen we vooraf. Ook staat vooraf vast welke competenties relevant zijn, hoe deze zijn gedefinieerd, met welke assessmentonderdelen ze worden onderzocht en hoe de verschillende uitkomsten meewegen in het uiteindelijke advies.
Waarin verschilt een reorganisatie-assessment van een regulier selectieassessment?
Een reorganisatie-assessment maakt vaak gebruik van dezelfde onderzoeksmethoden als een regulier selectieassessment, zoals psychologische tests, een criteriumgericht interview en praktijksimulaties. Het belangrijkste verschil zit daarom niet zozeer in de afzonderlijke instrumenten, maar in de context waarin het assessment plaatsvindt en de eisen die daardoor aan de procedure worden gesteld.
Bij een regulier selectieassessment staat de passendheid van een kandidaat voor een functie centraal. Dit kan gaan om één of meerdere kandidaten en om interne of externe sollicitanten. Kandidaten kiezen er daarbij doorgaans zelf voor om naar een functie te solliciteren.
Bij een reorganisatie is de uitgangssituatie anders. Medewerkers bevinden zich al binnen de organisatie, terwijl functies kunnen veranderen, vervallen of opnieuw worden verdeeld. Zij kunnen daardoor in een selectieprocedure terechtkomen waarvan de uitkomst rechtstreeks van invloed is op hun toekomstige positie binnen de organisatie. Tegelijkertijd kunnen meerdere collega’s voor dezelfde of een beperkter aantal functies worden beoordeeld.
Juist deze context maakt een reorganisatie-assessment precairder. De belangen zijn groot en deelnemers kunnen onzekerheid ervaren over hun toekomstige positie. Dat stelt extra eisen aan gelijke behandeling, onderlinge vergelijkbaarheid, transparantie en de uitlegbaarheid van zowel de beoordeling als de uiteindelijke besluitvorming.
Daarom kijken we bij een reorganisatie-assessment niet alleen naar de kwaliteit van het individuele assessment. We besteden nadrukkelijk aandacht aan de inrichting van de gehele beoordelings- en selectieprocedure: van de informatievoorziening aan kandidaten en de afstemming met interne selectiegesprekken tot de standaardisatie van vragen en oefeningen, onafhankelijke beoordeling door assessoren en vooraf vastgestelde regels voor het wegen en combineren van informatie.
Een reorganisatie-assessment is daarmee niet simpelweg een regulier selectieassessment in een andere setting. De bijzondere context vraagt om aanvullende waarborgen om kandidaten zo zorgvuldig, consistent en vergelijkbaar mogelijk te beoordelen en om beslissingen achteraf goed te kunnen onderbouwen.
Onze uitgangspunten bij een reorganisatie-assessment
De bijzondere context van een reorganisatie vraagt om duidelijke keuzes vooraf en een consequente werkwijze gedurende het gehele traject. Daarom hanteren we bij reorganisatie-assessments de volgende uitgangspunten.
1. Iedereen weet vooraf waarop wordt beoordeeld
Transparantie draagt bij aan de acceptatie van een selectieprocedure. Daarom informeren we deelnemers vooraf uitgebreid over de inhoud en werkwijze van het assessment.
Zij weten welke competenties worden onderzocht en hoe deze zijn gedefinieerd, welke assessmentonderdelen worden ingezet en wat zij tijdens de procedure kunnen verwachten. Wanneer een cognitieve capaciteitentest onderdeel is van het assessment, bieden we vooraf de mogelijkheid om met vergelijkbare vraagtypen te oefenen.
Ook informeren we deelnemers over de rapportage, het terugkoppelgesprek, hun rechten en onze werkwijze wanneer zij het niet eens zijn met het assessmentrapport.
Het doel is niet om het assessment gemakkelijker te maken, maar om deelnemers vooraf een zo duidelijk mogelijk beeld van de procedure te geven en onnodige verschillen in informatiepositie en voorbereiding zoveel mogelijk te beperken.
2. Selectiegesprek en assessment worden vooraf op elkaar afgestemd
Naast het assessment voert de organisatie zelf selectiegesprekken met de kandidaten. Het is belangrijk om vooraf goed te bepalen hoe het selectiegesprek en het assessment zich tot elkaar verhouden en welke informatie met beide onderdelen wordt verzameld.
SLIM Assessments neemt bewust niet deel aan de interne selectiegesprekken. Daarmee bewaken we de onafhankelijkheid van het assessment en voorkomen we dat informatie of indrukken uit het selectiegesprek vooraf van invloed zijn op de beoordeling door onze assessoren.
We kunnen de organisatie wel adviseren over de inrichting van het selectiegesprek. Daarbij adviseren we zoveel mogelijk gestandaardiseerd te werken: dezelfde vragen voor alle kandidaten, in dezelfde volgorde, met vooraf vastgestelde beoordelingscriteria en geankerde beoordelingsschalen. Ook adviseren we de antwoorden onafhankelijk en numeriek te beoordelen.
Vooraf wordt bovendien bepaald welke informatie in het selectiegesprek wordt verzameld, welke competenties en gedragscriteria binnen het assessment worden onderzocht en waar eventuele overlap functioneel is of juist moet worden voorkomen. Ook moet vooraf duidelijk zijn hoe de uitkomsten van het selectiegesprek en het assessment meewegen in de uiteindelijke selectiebeslissing.
Zo ontstaan twee duidelijk onderscheiden informatiebronnen die ieder op een vooraf bepaalde manier bijdragen aan de besluitvorming.
3. Alle kandidaten starten vanuit dezelfde informatiepositie
Assessoren beoordelen kandidaten op basis van de informatie die binnen het assessment wordt verzameld. Zij ontvangen daarom vooraf geen brieven, cv’s, eerdere beoordelingen of andere informatie die niet noodzakelijk is voor het uitvoeren van het assessment.
Ook scores uit persoonlijkheidsvragenlijsten worden niet voorafgaand aan gedragsgerichte onderdelen gebruikt om verwachtingen over een kandidaat te vormen.
Daarmee beperken we het risico dat eerdere informatie onbewust invloed krijgt op wat assessoren vervolgens zien, vragen of zwaarder laten meewegen.
Pas nadat gedragsobservaties onafhankelijk zijn beoordeeld, worden de verschillende informatiebronnen volgens de vooraf bepaalde systematiek gecombineerd.
4. Twee assessoren, onafhankelijk van elkaar
Bij reorganisatie-assessments werken we in beginsel met twee assessoren. Beide assessoren observeren dezelfde assessmentonderdelen en beoordelen de kandidaat onafhankelijk van elkaar aan de hand van vooraf vastgestelde gedragscriteria en beoordelingsschalen.
Tijdens de beoordeling vindt geen onderlinge afstemming over de scores plaats. Beide assessoren leggen eerst zelfstandig hun beoordelingen vast. De afzonderlijke scores worden vervolgens volgens een vooraf vastgestelde systematiek gecombineerd.
Hierdoor wordt de uiteindelijke beoordeling minder afhankelijk van de interpretatie, persoonlijke voorkeur of strengheid van één individuele beoordelaar.
Bij grotere reorganisatietrajecten werken we waar mogelijk bovendien met vaste assessorduo’s. Hierdoor blijft ook de samenstelling van het beoordelingsteam zoveel mogelijk gelijk en beperken we een extra bron van variatie tussen kandidaten. Verschillen in beoordelingen moeten immers zoveel mogelijk voortkomen uit verschillen in het geobserveerde gedrag van kandidaten en zo min mogelijk uit verschillen tussen beoordelaars.
5. Gedrag krijgt een centrale plaats
Persoonlijkheidsvragenlijsten en cognitieve capaciteitentests kunnen relevante informatie toevoegen, maar een reorganisatie-assessment draait niet uitsluitend om testscores.
Voor competenties die zich in concreet handelen manifesteren, wegen gedragsobservaties uit interviews, opdrachten en simulaties zwaar. Een vragenlijst geeft bijvoorbeeld informatie over iemands natuurlijke neigingen; een simulatie laat zien hoe iemand daadwerkelijk handelt wanneer een situatie daarom vraagt.
Daarom bepalen we vooraf welke informatiebron geschikt is voor het meten van welke competentie en hoeveel gewicht deze informatie binnen de uiteindelijke beoordeling krijgt.
6. Alleen onderbouwde psychologische instrumenten
Wanneer psychologische tests en vragenlijsten worden ingezet, gebruiken we instrumenten waarvan de psychometrische kwaliteit zorgvuldig is onderzocht.
Daarbij kijken we onder andere naar betrouwbaarheid, validiteit, normering en de geschiktheid van het instrument voor het doel waarvoor het binnen het assessment wordt gebruikt. We maken gebruik van instrumenten die door de COTAN zijn beoordeeld en op de meeste relevante beoordelingscriteria als voldoende tot goed zijn beoordeeld.
Testresultaten worden bovendien nooit geïsoleerd geïnterpreteerd, maar altijd in samenhang met de overige informatie die binnen het assessment wordt verzameld.
7. Gestructureerde interviews in plaats van een vrij gesprek
Binnen een criteriumgericht interview werken we met een vooraf ontwikkelde vragenset. Kandidaten krijgen zoveel mogelijk dezelfde vragen in dezelfde volgorde. Waar nodig kunnen assessoren doorvragen om antwoorden te verduidelijken of concreet gedrag verder te onderzoeken.
Niet alleen de vragen worden gestandaardiseerd, ook de beoordeling. Vooraf is vastgelegd welke gedragscriteria worden beoordeeld en wat verschillende kwaliteitsniveaus betekenen. Antwoorden worden per vraag beoordeeld op een vaste schaal aan de hand van geankerde beoordelingscriteria.
De assessoren beoordelen de antwoorden onafhankelijk van elkaar. Daarmee beperken we de invloed van verschillen in vraagstelling, gesprekstijl, persoonlijke indrukken en het toevallige verloop van het gesprek en vergroten we de onderlinge vergelijkbaarheid tussen kandidaten.
8. Vooraf vastgestelde beslisregels: geen black box
Een belangrijk kenmerk van onze werkwijze bij een reorganisatie-assessment is dat we niet pas na afloop bepalen welke informatie het zwaarst meeweegt in de beoordeling.
De spelregels worden vastgesteld voordat de kandidaten worden beoordeeld.
Vooraf bepalen we welke informatie wordt verzameld, welke informatiebron bijdraagt aan de beoordeling van welke competentie en hoe zwaar verschillende onderdelen meewegen. Wanneer bijvoorbeeld cognitieve capaciteiten onderdeel zijn van het assessment, staat vooraf vast hoe deze informatie wordt meegewogen. Hetzelfde geldt voor persoonlijkheidskenmerken en gedragsobservaties.
Ook de competenties zelf zijn vooraf geoperationaliseerd in concreet observeerbaar gedrag. Antwoorden en observaties uit interviews, presentaties en praktijksimulaties zijn gekoppeld aan deze gedragscriteria en worden op een vaste schaal beoordeeld.
De verschillende scores worden vervolgens volgens vooraf vastgestelde beslisregels gecombineerd tot competentiescores en, waar van toepassing, een overall passendheidsscore. Daarbij wordt niet achteraf op basis van een algemene indruk bepaald welke informatie voor een specifieke kandidaat zwaarder of minder zwaar moet wegen.
Hierdoor wordt voor iedere kandidaat dezelfde systematiek toegepast én blijft de beoordeling navolgbaar. Een score op een gedragscriterium kan worden teruggevoerd naar concrete antwoorden of observatiemomenten. Van daaruit is zichtbaar hoe deze beoordeling doorwerkt in de competentiescore en vervolgens in het uiteindelijke passendheidsadvies. Zo ontstaat een navolgbare lijn van waarneming naar beoordeling en advies.
Dit is ook relevant wanneer meerdere kandidaten hetzelfde globale passendheidsadvies ontvangen. Twee kandidaten kunnen bijvoorbeeld beiden als passend worden beoordeeld, terwijl hun onderliggende competentieprofielen en totaalscores verschillen. Deze scores maken zichtbaar waar de verschillen liggen en kunnen, wanneer dit vooraf onderdeel is van de selectieprocedure, worden gebruikt om kandidaten op basis van dezelfde criteria onderling te vergelijken.
Juist binnen een reorganisatie is dat belangrijk. De uitkomst moet niet alleen zorgvuldig tot stand komen, maar ook consistent, navolgbaar en uitlegbaar zijn.
9. Zorgvuldige rapportage en persoonlijke terugkoppeling
De deelnemer ontvangt altijd als eerste de volledige assessmentrapportage en bespreekt deze vervolgens in een persoonlijk terugkoppelgesprek met de assessor. De volledige rapportage bevat ook de afzonderlijke testresultaten en de bijbehorende toelichting.
De opdrachtgever ontvangt standaard een managementsamenvatting met de informatie die relevant is voor de selectie- of benoemingsbeslissing. Afzonderlijke testresultaten, zoals scores op een cognitieve capaciteitentest of persoonlijkheidsvragenlijst, worden hierin niet opgenomen. Daarmee beperken we de gedeelde persoonsgegevens tot de informatie die voor het doel van de procedure relevant is en voorkomen we dat afzonderlijke testscores los van de bredere assessmentcontext worden geïnterpreteerd.
Het persoonlijke terugkoppelgesprek is voor ons geen administratieve afsluiting van het assessment, maar een vast onderdeel van de procedure. De deelnemer kan de bevindingen en conclusies bespreken, vragen stellen en krijgt waar nodig een nadere toelichting op de wijze waarop deze tot stand zijn gekomen.
Juist binnen een reorganisatie vinden we deze persoonlijke terugkoppeling belangrijk. De uitkomst kan directe gevolgen hebben voor de toekomstige positie van een medewerker. Dat vraagt niet alleen om een zorgvuldig assessment en een uitlegbaar advies, maar ook om zorgvuldigheid in de manier waarop de uitkomsten met de deelnemer worden besproken.
10. Vooraf duidelijkheid over toestemming en het delen van de rapportage
Vooraf moet duidelijk zijn welke informatie over het assessment met de opdrachtgever kan worden gedeeld en welke rechten de deelnemer daarbij heeft.
De deelnemer wordt vóór het assessment geïnformeerd over de rapportage, de wijze waarop deze wordt gedeeld en de mogelijkheid om geen toestemming te geven voor verstrekking aan de opdrachtgever. Ook moet vooraf duidelijk zijn welke procedure wordt gevolgd wanneer een deelnemer hiervan gebruikmaakt.
Bij reorganisatieprocedures adviseren we opdrachtgevers daarom om vóór de start van het traject vast te leggen hoe wordt omgegaan met een situatie waarin een deelnemer geen toestemming geeft voor het delen van de rapportage. De consequenties hiervan moeten voor alle deelnemers vooraf duidelijk zijn en op dezelfde wijze worden toegepast.
Daarmee wordt voorkomen dat pas nadat het assessment heeft plaatsgevonden – en de uitkomst mogelijk bekend is – wordt bepaald hoe met een dergelijke situatie wordt omgegaan. Ook op dit punt gelden de spelregels dus vooraf en voor iedere deelnemer op dezelfde manier.
Zorgvuldigheid bij een reorganisatie-assessment
Een reorganisatie kan voor medewerkers een onzekere en ingrijpende periode zijn. De uitkomst van een assessment kan directe gevolgen hebben voor hun toekomstige positie binnen de organisatie. Juist daarom vinden wij het belangrijk dat methodologische zorgvuldigheid samengaat met persoonlijke aandacht.
Kandidaten worden volgens dezelfde uitgangspunten en criteria beoordeeld, maar blijven gedurende het gehele proces als individu benaderd. Zorgvuldig en consistent waar het moet, persoonlijk waar het kan.
Meer weten over een reorganisatie-assessment?
Wilt u bespreken hoe een reorganisatie-assessment binnen uw organisatie kan worden ingericht? Wij denken graag met u mee over de vraagstelling, de inrichting van het traject en een passend assessmentprogramma. Laat uw gegevens achter via het formulier hieronder. Wij nemen binnen één werkdag contact met u op.